Mes outils de
graphiste freelance #3 – organisation

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Mes outils de graphiste freelance #3 – organisation

28Avr, 2020

Tu le sais maintenant dans le monde du freelancing, on aime bien être organisé et tout ce qui peut booster la productivité et améliorer le workflow est accueilli comme le messie. Aujourd’hui, pour cette troisième et dernière partie sur mes outils de graphiste freelance, je vais te parler de mon organisation et de toutes ces petites choses qui m’aident à mieux vivre ma condition de princesse du donjon/bureau.

Mon agenda EllaIconic

Je ne te le présente plus, cet agenda, c’est la vie. J’utilise le modèle CEO OF MY OWN LIFE. J’en suis à mon deuxième, et même s’il est un peu cher, j’y reviendrai à chaque fois, car j’adore cet objet. La première chose que j’apprécie particulièrement : c’est un semainier, je peux donc visualiser ma semaine directement. Deuxièmement, il n’est pas daté, et ça, c’est absolument important pour moi, car il y a des semaines où je vais être en vacances et je n’ai rien de « pro » à noter, donc je ne gaspille pas de pages en les laissant blanches.

Outre les fioritures du type : citations motivantes ou autres tableaux de visualisation (que j’apprécie, mais dont je n’ai nul besoin actuellement) cet agenda comporte des « monthly outlook » qui me permettent de planifier au mois mes posts insta/articles ou encore d’aménager mon emploi du temps et de visualiser les gros évents à l’avance d’un seul coup d’œil.

Il y a également une partie tracking en chaque début de mois ainsi qu’une double page (toujours en début de mois) pour gérer finance et masterplan pro/perso. Je n’utilise pas cette partie malheureusement, mais qui sait… je pourrais y venir ! L’agenda comporte une GROSSE partie notes et c’est absolument fantastique, car il se transforme en mini carnet de note lorsque je suis on the go et que je n’ai pas forcément mes autres carnets avec moi.

Vous pouvez retrouver cet agenda sur le site d’EllaIconic, malheureusement, mon modèle est actuellement SOLDOUT.

Mes carnets…

J’utilise des carnets pour tout. Prendre des notes, griffonner des idées… C’est une vieille habitude datant de la période Arts Appliqués. J’ai actuellement un carnet de croquis lambda, avec du papier à dessin à l’intérieur, très pratique pour coucher des idées et les agrémenter d’un coup d’aquarelle quand j’ai besoin de visualiser une couleur ou une ambiance. J’utilise ce carnet pour croquer mes logos ou pour dégager une idée avant de mettre en place une scène/un artwork.

Mon carnet à spirale Mr.Wonderful aka : le master carnet. C’est dans ce dernier que je couche absolument tout ce qui est important : brainstorming avec moi-même, idées pour futurs projets, notes de conversations téléphoniques, squelette d’article de blog et j’en passe. C’est mon petit assistant personnel quoi !

Mes p’tits carnets Mr.Wonderful : ils ne sont pas super épais et malheureusement, comme je les balade un peu partout, ils ne sont plus très résistants, mais ils sont pratiques pour noter tout ce qui est relatif à mon organisation personnelle : j’ai un carnet pour la compta où je note tout et un autre carnet spécifique pour les briefs clients et les petites to-do list journalières relatives au boulot de graphisme.

Freebe

Depuis peu, je me suis inscrite sur Freebe pour gérer ma comptabilité. J’ai, depuis 3 ans, l’habitude de tout faire moi-même à la main, sur un tableau Excel créé spécialement pour gérer ma compta de Freelance. Je classe également tout à la main, factures, devis, facture d’achats, etc. Freebe est un vrai plus pour moi, car dès la première utilisation, j’ai vu quel potentiel il avait et quel temps précieux j’allais gagner grâce à cette appli.

J’ai pris le temps de rentrer à la main tous mes clients dans l’application et je suis encore en train de traiter mes 3 années de compta dans le but d’y voir le plus clair possible. C’était déjà super rangé dans mes classeurs alors normalement, je devrais vite en venir à bout. Freebe est un outil qui te permet de garder un œil que ce qui est rentré, mais également sur ce qui est sorti, qui, connecté à ton numéro de SIRET, permet de prévoir également les charges qui seront à payer (au mois ou au trimestre) j’ai donc une vue d’ensemble sur ma compta très très rapidement.

Freebe peut également t’aider à déclarer ton CA si tu le souhaites. Perso, j’ai l’habitude, ça me prend environ 3minutes du coup je ne me sers pas de cette fonctionnalité ! Les avantages sont multiples avec Freebe ! C’est aussi un logiciel de devis et facturation ! Alors certes, la personnalisation de ces derniers n’est pas ouf, mais c’est un mega plus de pouvoir tout centraliser pour avoir un œil sur la compta de manière globale.

Freebe est relié à ta banque (si tu le désires hein) et je trouve cela fantastique, car encore une fois, tu peux voir ce qu’il se passe en temps réel. Tu peux également associer telle ou telle transaction à un client, lui associer un document (si tu as généré une facture à l’extérieur de freebe par exemple), mais tu peux également lier tes factures d’achats à tes dépenses et tracker ainsi toute ta compta. Bref tu l’auras compris, il y a énormément de choses à dire sur Freebe et je dois bien t’avouer que pour le moment j’en suis très très contente ! Si tu cherches bien sur le net, tu peux également trouver des codes promo pour bénéficier de plusieurs mois gratuits avant de t’engager !

Evernote

J’écris actuellement ces lignes sur Evernote. C’est mon carnet virtuel perso, mon petit monde. Tout est écrit sur Evernote. Comme c’est un outil en ligne que je peux synchro avec mon téléphone et ma tablette, je retrouve mes notes/articles/plans de rédaction absolument n’importe quand, n’importe où. Tout est rangé par « carnets de notes ». Tout est à sa place. Tout est classé et archivé. Je peux effectuer mes corrections et attendre le bon moment pour publier mes idées. Je peux commencer un article, l’abandonner et revenir, il n’aura pas bougé.

Evernote est un des outils que j’utilise le plus actuellement et pour rien au monde je ne m’en passerais ! J’utilise actuellement la version gratuite de cette application et ne ressens pas forcément le besoin d’upgrader pour le moment. Mais dans le futur, why not !

Trello !

Quelle surprise ! Tu entends probablement parler de Trello absolument partout… et pour cause ! C’est un outil formidable pour planifier tout ce qui doit l’être. J’ai un tableau pour mon blog, un tableau pour mon business, un tableau pour gérer le groupe de mon mec, un tableau pour gérer certaines choses de la vie… Bref ! Trello, c’est la vie !

Sans faire une grande tirade sur le fonctionnement de Trello, c’est une application qui fonctionne sous forme de tableaux. Au sein de ces tableaux, nous retrouvons des listes et au sein de ces listes : des cartes. Okay c’est bon, tu es toujours là ? Les cartes peuvent voyager entre les listes : par exemple, tu peux déplacer le projet A (carte A) de la liste « à faire » à la liste « à corriger » pour ensuite la déplacer dans « à publier » pour suivre l’avancement de ton projet et savoir exactement où tu en es et ce qu’il te reste à faire. Je gère mon blog comme ça et je dois dire que je m’y retrouve beaucoup plus facilement ! Tu peux glisser des visuels dans les cartes, mais également des fichiers plus lourds.

Tu peux également ajouter des membres à tes tableaux et les taguer dans tes cartes afin de dispatcher le travail à certaines personnes. Tu peux également donner des étiquettes à tes cartes pour savoir exactement de quelle catégorie il s’agit : freelance, outil, compta, etc… c’est un outil merveilleux avec une prise en main rapide et qui améliore considérablement le workflow !

Et enfin… INTERNET ! L’internet est mon outil le plus précieux haha sans internet, comment vivre ? Comment travailler ? Je plaisante, mais sans internet, je n’aurai pas accès aux 3/4 de ces outils en ligne alors UNIVERSE BLESS THE INTERNET !

Tu sais tout ! Nous refermons donc ce chapitre « outils de graphiste freelance ». Mais rassure-toi, je te parlerai bientôt de ma veille graphique et je te donnerai des petits tips de temps en temps pour améliorer ton workflow de graphiste qui déchire !

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Vous avez un projet et vous êtes prêts à le faire passer au niveau supérieur grâce au merveilleux pouvoir de l’image ?

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